Records Management klingt technisch, trocken, formal. Und oft ist es genau das. Viele Organisationen behandeln das Thema wie ein IT-Projekt oder eine juristische Pflicht. Es wird ein Konzept geschrieben, ein Archivsystem beschafft und eine Ablagestruktur definiert. Und dann? Wird das System ignoriert. Oder es wird verwendet, aber niemand weiss genau wie.

Dabei geht es um etwas anderes. Es geht um Verantwortung. Um Nachvollziehbarkeit. Um Vertrauen. Wer weiss, wo wichtige Informationen liegen, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wer darauf Zugriff hat, schafft Sicherheit – für sich, für das Team, für die Organisation.

Wenn Aufbewahrung zur Belastung wird

In vielen öffentlichen Institutionen, aber auch in Unternehmen mit sensiblen Aufgaben, wird der Umgang mit Informationen zum Stolperstein. Alte Datenberge blockieren Speicher und Entscheidungen. Niemand weiss, was vernichtet werden darf, was ewig behalten werden muss und was gar nie hätte existieren dürfen. Es entsteht Verunsicherung. Und aus Vorsicht wird dann alles aufbewahrt. Für alle Fälle. Und für alle Ewigkeit.

Diese Haltung ist nachvollziehbar – aber nicht tragfähig. Denn wer alles behält, verliert den Blick für das Wesentliche. Und trägt Risiken, die gar nicht nötig wären. Records Management heisst: mutig entscheiden. Nicht, was man wegwirft. Sondern, was man bewusst bewahrt. Und warum.

Was pragmatisch funktioniert

Wir helfen Organisationen dabei, Records Management nicht als Hürde zu sehen, sondern als Entlastung. Gemeinsam klären wir:

• Welche Dokumenttypen gibt es wirklich?

• Welche rechtlichen Fristen gelten?

• Was braucht es für den Alltag – nicht für den Auditor?

• Wer trägt Verantwortung, und wie wird das sichtbar gemacht?

Daraus entsteht ein einfaches, aber robustes System: mit Rollen, Regeln und einer Logik, die man versteht. Technisch lässt sich das heute hervorragend mit Microsoft 365 umsetzen – von SharePoint bis zu automatisierten Aufbewahrungsrichtlinien. Aber wichtiger als das Tool ist die Haltung: Klarheit vor Vollständigkeit. Augenmass vor Formalismus.

Warum das Thema nie verschwindet

Records Management ist kein Projekt. Es ist eine Haltung. Die Frage, was bewahrt bleibt und was nicht, stellt sich jeden Tag neu. Besonders in einer Zeit, in der alles digitalisiert wird. Deshalb braucht es ein Fundament, das mitwächst, mitdenkt und Mitsprache ermöglicht.

Wir setzen auf Verständnis statt Vorschrift. Auf einfache Prozesse, die Teams entlasten. Und auf nachhaltige Klarheit, die nicht bei der Ablage endet, sondern in der Zusammenarbeit wirkt.

Wenn ihr merkt, dass wichtige Dokumente immer wieder verloren gehen – oder nie mehr weggehen: Lasst uns sprechen. Wir helfen euch, das Thema aufzusetzen, ohne es zu überziehen. Und schaffen gemeinsam ein Records Management mit Augenmass.