Briefe rein, Aufgaben raus.

viu Postpilot

Deine Post erreicht in Minuten die richtige Person. Mit klarer Aufgabe, Zusammenfassung und Frist. Funktioniert mit Scanner, jedem Scanning-Provider und E-Mails sowie Web-Upload.

Gespräch führen

Warum viu Postpilot?

Postpilot macht deinen Eingang schnell, klar und nachvollziehbar. KI erkennt Empfänger, Thema und Dringlichkeit und erstellt die nächste Aufgabe mit Frist. Wir binden jeden Scanning-Provider an und verarbeiten E-Mails im selben Flow. Alles landet im richtigen Dossier. Ohne Doppelarbeit.

Alle Eingänge werden zu Aufgaben in Augenblicken. KI erkennt Empfänger, priorisiert, fasst zusammen.

Bettina DoberBettina DoberSenior Consultant CommerceDominic FritschiDominic FritschiConsultantRolf IslerRolf IslerHead Communication & CollaborationMichael KellerMichael KellerPartner

Typische Hürden. Gelöst mit viu Postpilot.

Liegezeiten und Umwege

Post braucht Tage. Postpilot routet in Minuten zum richtigen Team.

Falsche Zuteilung

Briefe landen falsch? KI erkennt Empfänger aus dem Inhalt und weist korrekt zu.

Keine Priorisierung, Fristen kippen

Wichtiges geht unter? Timer und Eskalationen sichern fristgerechtes Handeln.

Kanalchaos & Medienbrüche

Scanner, Provider, E-Mail, Upload sind getrennt? Postpilot vereint alles in einem Flow.

Null Überblick im Prozess

Unklar, wo Post steckt? Dashboards zeigen Status, Bottlenecks und SLA-Treue.

Compliance-Risiko

nDSG/eCH unsicher? CH-Hosting, Audit-Trail und Rollen-Logs liefern den Nachweis.

Alle Kanäle rein – ein Flow.

Alle Kanäle in einem Flow: Scanner, Scanning-Provider, E-Mails, Web-Upload. Wir übernehmen Watchfolder, SFTP, API und Weiterleitungen. Dubletten werden erkannt, Bildqualität automatisch verbessert, Barcodes und Umschlagdaten mit erfasst. Jede Sendung erhält Metadaten (Zeit, Quelle, Format) und landet in einer sicheren Ingest-Queue. Optional prüfen wir Mindestqualität und fordern bei Bedarf einen Neuscan an. Für E-Mails übernehmen wir Betreff, Body, Anhänge und Absender. Für Provider binden wir Standard-Schnittstellen an. So startet jeder Eingang strukturiert und verlustfrei – die Basis für schnelle Erkennung, korrektes Routing und lückenlosen Nachweis.

Verstehen statt abtippen – KI erkennt Empfänger & Anliegen.

Unsere KI liest und versteht Inhalte: Empfängerfindung aus Text, Briefkopf und Kontext, Thema/Intent (z. B. Mahnung, Einsprache, Reklamation) sowie Dringlichkeit über Sentiment-Signale. Aktenzeichen, Kundennummern und Namen werden robust extrahiert, auch bei variablen Layouts. Mehrsprachig, mit Confidence-Scores. Ab definierten Schwellen wandert der Fall in eine Review-Queue („Human-in-the-Loop“). Wir erzeugen eine kompakte Zusammenfassung, markieren erwartete nächste Schritte und schlagen Fristen vor. Sensible Daten können automatisch maskiert werden. Das Modell lernt kontinuierlich: Korrekturen verbessern Trefferqualität und First-Pass-Rate. Ergebnis: Klarer Kontext, belastbare Zuordnung, weniger Nacharbeit.

Zielsicher weiter – zum richtigen Team.

Rules + KI sorgen für die richtige Zustellung. Wir mappen Organisation, Teams, Rollen und Stellvertretungen aus dem IAM. Geschäftszeiten, Ferien und Abwesenheiten werden berücksichtigt. Priorisierung richtet sich nach Dringlichkeit, Fristen und Serviceklassen. Fallback-Regeln verhindern Hänger, Eskalationspfade greifen vor Fristende. Bündelung verwandter Schreiben ist möglich (z. B. mehrere Belege zu einem Fall). Spezialwege je Amt/Team sind per No-/Low-Code konfigurierbar. Jede Entscheidung wird mit Begründung und Confidence dokumentiert. So kommt die Post zuverlässig beim richtigen Team an – schnell, nachvollziehbar und ohne Ping-Pong.

Ankommen, wo gearbeitet wird.

Zustellung dorthin, wo gearbeitet wird: Postkorb, Fachsystem, Tickets oder E-Mail. Die Benachrichtigung enthält Summary, erwartete Aufgabe und Frist. Anhänge und Originale sind verlinkt, das Dossier wird automatisch getroffen. Antwortvorschläge und Checklisten beschleunigen die Bearbeitung; Textbausteine sind gepflegt und konsistent. Statuswechsel („in Arbeit“, „erledigt“) werden zurückgespielt. Auf Wunsch gibt es Quittungen, Erinnerungen und Eskalationen. Alles ist rollenbasiert sichtbar – vertrauliche Post bleibt geschützt. Ergebnis: Weniger Suchaufwand, klare „Next Steps“, messbar kürzere Reaktionszeiten.

Belegt bis ins Detail.

End-to-End-Transparenz ab dem ersten Ereignis: Ingest, Erkennung, Routing, Zustellung, Aktionen. Ein vollständiger Audit-Trail mit Zeitstempeln und Entscheidungsgründen macht jeden Schritt prüfbar. Dashboards zeigen Durchlaufzeiten (P50/P95), First-Pass-Rate, Fristtreue, Bottlenecks und Fehlversuche. Reports lassen sich exportieren; auf Wunsch werden Belege kryptografisch versiegelt. Hosting und Datenhaltung erfolgen in der Schweiz, Zugriffe werden geloggt, Berechtigungen rollenbasiert durchgesetzt. Lösch- und Aufbewahrungskonzepte, eCH-Profile und nDSG-Konformität sind ab Werk vorgesehen. So sind Compliance, Steuerung und kontinuierliche Verbesserung jederzeit belegt.

Interessiert?

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