Zusammenarbeit scheitert nicht an Tools

Microsoft 365 ist eigentlich ein Geschenk. Teams, SharePoint, Outlook, Planner, OneDrive, Power Platform – alles da, alles verbunden, alles im selben Ökosystem. Und doch hört man aus Unternehmen immer wieder dasselbe: «Zu viele doppelte Inhalte.» – «Ich weiss nicht, wer Zugriff hat.» – «Ich finde unsere Teams nicht mehr.»

Der Grund liegt nicht im Werkzeug, sondern in der Art, wie wir damit umgehen. Zusammenarbeit ist mehr als Technik. Sie braucht Sprache, Klarheit und Verantwortung. Und genau hier versagen viele M365-Setups: Sie wachsen ungeplant. Ohne Naming-Konventionen. Ohne Rollenverständnis. Ohne Berechtigungsstrategie. Was bleibt, ist digitales Durcheinander.

Sprache formt Ordnung

Naming ist keine Nebensache. Es ist das Rückgrat der Auffindbarkeit. Wenn Teams nach Abteilungen, SharePoint-Sites nach Projektnamen und Dateien nach dem Zufallsprinzip benannt werden, kann niemand die Übersicht behalten – nicht mal der Owner.

Gutes Naming ist nicht schön. Es ist funktional. Es sagt, worum es geht. Es macht Dinge vergleichbar. Es ermöglicht, in einer Liste von 100 Sites sofort zu sehen, was man braucht – und was nicht.

Organisationen, die Naming dem Zufall überlassen, erzeugen Unordnung auf der strukturellen Ebene. Sie zwingen Menschen zur Interpretation. Und verlieren damit wertvolle Zeit und Energie.

Berechtigungen sind Beziehungssache

Wer darf was? Diese Frage klingt einfach – ist aber hochpolitisch. In der Praxis gibt es zwei Extreme: Entweder jeder darf alles. Oder niemand darf etwas. Beides führt zu Frust. Entweder zur Unklarheit oder zur Blockade.

Dabei geht es nicht darum, möglichst restriktiv zu sein. Sondern transparent. Eine gute Berechtigungslogik erklärt sich von selbst. Sie folgt der Logik der Rollen, der Prozesse, der Verantwortung. Wer ein Team leitet, verwaltet das Team. Wer Inhalte teilt, weiss mit wem. Wer ein Formular ausfüllt, hat Zugriff – aber nicht auf alles andere.

Sobald Menschen das Gefühl haben, Berechtigungen seien willkürlich, verlieren sie das Vertrauen ins System. Oder sie suchen Wege, es zu umgehen. Beides ist gefährlich – und unnötig.

Rollen klären Machtfragen

In jedem System steckt eine Organisationslogik. Wer ist wofür zuständig? Wer darf gestalten? Wer verwaltet? Wer kann löschen? Ohne definierte Rollen werden Systeme schnell zu Niemandsland – oder zu Monopolen. Beides schadet der Zusammenarbeit.

Gute Rollenmodelle sind einfach. Sie machen klar, wer worauf Zugriff hat, wer was ändern darf, wer Verantwortung trägt. Sie entlasten die IT, stärken die Fachbereiche und machen Governance lebbar. Vor allem aber geben sie Sicherheit – und das ist die Voraussetzung für Vertrauen und Offenheit.

viuMi: Klarheit statt Chaos

Mit viuMi bringen wir Naming, Berechtigungen und Rollen in eine Form, die Zusammenarbeit möglich macht. Wir entwickeln Regeln, die verständlich sind. Rollenmodelle, die Verantwortung verteilen. Und Namenslogiken, die Orientierung geben.

Wir stellen sicher, dass nicht jede Abteilung ihr eigenes M365 baut – sondern dass es ein gemeinsames Verständnis gibt. Wir entwerfen Templates, Rollenkonzepte und Naming-Standards, die nicht nur dokumentiert, sondern genutzt werden. Und wir helfen dabei, diese Standards in der Organisation zu verankern – mit Schulung, Kommunikation und technischem Setup.

Das Ziel ist nicht Kontrolle. Das Ziel ist Produktivität. Und das beginnt mit Klarheit.

Ordnung ist kein Selbstzweck – sie ist die Basis für Wirkung

Wenn du willst, dass Menschen in Microsoft 365 wirklich zusammenarbeiten, musst du ihnen ein System geben, das sie verstehen. Eins, das konsistent ist. Vorhersehbar. Transparent. Naming, Berechtigungen und Rollen sind keine technischen Details – sie sind die stille Infrastruktur produktiver Zusammenarbeit.

Mit viuMi machen wir sie sichtbar, nutzbar und wirksam.