Wer kennt das nicht? Zwei Teams arbeiten an der gleichen Vorlage, aber niemand weiss mehr, welche Version gilt. Dateien kursieren per E-Mail, auf dem Sharepoint, im persönlichen Laufwerk. Entscheidungen stehen im Protokoll – aber welches ist das richtige? Am Ende herrscht Unsicherheit. Und Unsicherheit kostet: Zeit, Vertrauen, Klarheit.

In komplexen Organisationen mit vielen Beteiligten, langen Laufzeiten und wechselnden Zuständigkeiten wird Dokumentation schnell zur Blackbox. Wo liegen die letzten Informationen? Wer hat sie zuletzt angepasst? Ist das Dokument intern abgesegnet? Und gilt das auch für die nächste Abteilung?

Die Muster sind ähnlich: Dokumente sind formal vorhanden, aber nicht eindeutig. Prozesse existieren, aber nur als Flussdiagramm in der Schublade. Zuständigkeiten sind theoretisch geregelt, aber praktisch unklar. Und am Ende verlässt man sich auf das Gedächtnis einzelner Personen. Solange sie da sind, funktioniert das. Doch wenn sie gehen, geht das Wissen.

Strukturierte Dokumentation heisst nicht: mehr dokumentieren. Es heisst: bewusst dokumentieren. Sichtbar machen, was zählt. Versionieren, was sich ändert. Und vereinbaren, was gelten soll. Das ist nicht nur eine Frage der Technik – es ist eine Frage der Haltung. Und der Verantwortung.

Was hilft, ist Klarheit: Eine nachvollziehbare Struktur. Einheitliche Benennung. Rechtevergabe mit Augenmass. Und eine einfache Regel: Was gilt, liegt hier. Alle wissen das. Alle finden es. Alle arbeiten damit. Es dauert, bis das gelebt wird. Aber es lohnt sich. Denn dann arbeiten Teams nicht mehr gegeneinander, sondern gemeinsam – am Inhalt statt an der Suche.

Wer Vertrauen will, muss Klarheit schaffen. Nicht durch Kontrolle, sondern durch Verständnis. Nicht durch mehr, sondern durch besser. Strukturierte Dokumentation ist kein Selbstzweck. Sie ist das, was Zusammenarbeit trägt, wenn Menschen, Zeit und Themen wechseln. Und sie ist das, was bleibt, wenn die E-Mail schon längst gelöscht ist.

Wenn ihr merkt, dass ihr zu viel sucht, zu oft fragt oder zu selten sicher seid: Dann ist der Moment, um neu zu denken. Wir helfen euch gerne dabei. Damit das, was gilt, auch gefunden wird. Und das, was vertraulich ist, nicht verloren geht.