Digitale Transformation beginnt nicht mit Technologie – sie beginnt mit Klarheit. Unternehmen, die ein neues System einführen wollen, stehen oft vor der gleichen Herausforderung: Sie wissen, dass sich etwas verändern muss, aber nicht genau, was sie wirklich brauchen.

Genau an diesem Punkt stand die Burkhalter Services AG. Mit über 80 Gruppengesellschaften, einer komplexen Hybrid-IT und einem starken Fokus auf operative Exzellenz war klar: Ein modernes Intranet musste mehr sein als nur eine digitale Pinnwand. Es sollte Informationen effizient verteilen, die Zusammenarbeit verbessern und Prozesse vereinfachen.

Doch bevor eine Lösung entwickelt wurde, stellte sich eine entscheidende Frage: Was braucht Burkhalter wirklich?

Der erste Schritt: Einen strukturierten Workshop durchführen

Statt direkt in die technische Umsetzung zu gehen, haben wir einen halbtägigen Workshop organisiert. Ziel war es, die aktuelle digitale Kommunikation zu verstehen, Herausforderungen offenzulegen und eine gemeinsame Vision zu entwickeln.

Was sofort auffiel: Die Energie im Raum war grossartig. Das Team war nicht nur bereit, Probleme anzusprechen – es wollte aktiv Lösungen entwickeln. Es war kein Workshop, in dem Ideen einfach gesammelt wurden, sondern ein intensiver Austausch, der direkt zu greifbaren Konzepten führte.

Besonders spannend war der Methodenmix:

• Klassische Klebezettel, um Gedanken zu strukturieren.

• KI-gestützte Tools, um neue Perspektiven zu gewinnen.

• Interaktive Diskussionen, um die Prioritäten klar herauszuarbeiten.

Die grösste Erkenntnis? Nicht jedes Feature, das möglich ist, wird auch gebraucht. Viel wichtiger ist eine klare Struktur, die den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtert.

Die zentralen Herausforderungen: Was musste besser werden?

Während der Diskussion wurde schnell klar, dass das aktuelle Intranet nicht mehr zeitgemäss war.

1. Informationen waren schwer auffindbar

In einem Unternehmen mit über 80 Gruppengesellschaften braucht es ein effizientes Suchsystem, das nicht nur Dokumente liefert, sondern Antworten gibt. Die Idee entstand, eine KI-gestützte Suche zu entwickeln, die auf Fragen wie „Wer ist für X verantwortlich?“ oder „Wie funktioniert Y?“ direkte Antworten liefert.

2. Fehlende Personalisierung

Nicht jeder Mitarbeitende braucht die gleichen Informationen. Ein modernes Intranet sollte relevante Inhalte individuell anzeigen, anstatt alle mit den gleichen Nachrichten zu überfluten.

3. Kein zentrales, intuitives Dashboard

Viele bestehende Intranets sind überladen. Burkhalter wollte ein einfaches, funktionales Dashboard, das mobilfreundlich ist und genau die Informationen zeigt, die für den Arbeitsalltag wirklich wichtig sind.

4. Datenchaos statt Datenklarheit

Es gab Unsicherheiten darüber, wer welche Inhalte pflegen sollte. Die Gruppe war sich schnell einig: Ein gutes Intranet ist nicht nur ein System, sondern auch eine klare Strategie für den Umgang mit Wissen.

Von der Herausforderung zur Vision: Das neue Intranet von Burkhalter

Dank des Workshops entstand eine klare, umsetzbare Vision für das neue Intranet. Es sollte:

Schnelle Antworten liefern. Durch eine intelligente Suchfunktion, die mehr kann als nur Dateien anzeigen.

Personalisierte Inhalte bieten. Jeder Mitarbeitende soll genau das sehen, was für ihn oder sie relevant ist.

Einfach und intuitiv sein. Keine überfrachtete Oberfläche, sondern ein klar strukturiertes Dashboard.

Verantwortlichkeiten klären. Wer darf Inhalte veröffentlichen? Wer hält Informationen aktuell?

Durch diesen strukturierten Prozess hatte Burkhalter keine vagen Ideen mehr, sondern ein klares Konzept, das die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden widerspiegelt.

Mein persönliches Highlight aus dem Workshop

Wenn ein Workshop gut läuft, merkt man es daran, dass die Diskussionen energiegeladen und zielgerichtet sind. Genau das war hier der Fall.

Es gab keine Kaffeepause. Nicht, weil sie nicht eingeplant war, sondern weil niemand sie wollte. Das Team war so motiviert, dass einfach weitergearbeitet wurde.

Was mich besonders beeindruckt hat, war die Offenheit für neue Ansätze. Egal ob es um die Integration von bestehenden Tools wie Beekeeper oder den Einsatz von KI ging – es wurde konstruktiv und lösungsorientiertdiskutiert.

Und der Humor kam auch nicht zu kurz. Ein Zeichen dafür, dass das Team nicht nur effektiv zusammengearbeitet hat, sondern auch Spass an der Gestaltung der eigenen digitalen Zukunft hatte.

Die grosse Erkenntnis: Warum ein strukturierter Start entscheidend ist

Burkhalter hat mit diesem Workshop genau das gemacht, was viele Unternehmen leider überspringen:

• Bevor eine Technologie gewählt wurde, haben wir gemeinsam definiert, was wirklich gebraucht wird.

• Alle relevanten Abteilungen waren von Anfang an involviert.

• Es wurde nicht nur über Funktionen gesprochen, sondern über Nutzerbedürfnisse und langfristige Ziele.

Dieser strukturierte Start hat nicht nur geholfen, teure Fehlentscheidungen zu vermeiden, sondern auch die Akzeptanz für das neue Intranet erhöht – weil die Mitarbeitenden selbst an der Lösung mitgearbeitet haben.

Digitalisierung braucht Klarheit – und die richtigen Fragen

Der Workshop mit Burkhalter hat gezeigt, dass die wichtigsten Entscheidungen oft nicht auf technischer, sondern auf strategischer Ebene getroffen werden.

Bevor du also eine neue digitale Lösung einführst, frag dich:

• Was genau soll verbessert werden?

• Wer wird das System nutzen – und welche Bedürfnisse haben diese Menschen?

• Welche Probleme lösen wir wirklich?

• Wie stellen wir sicher, dass die Lösung langfristig funktioniert?

Ein klarer Start kann den Unterschied zwischen Erfolg und Frustration ausmachen.

Burkhalter hat diesen Schritt gemacht – und den richtigen Weg für die digitale Zukunft gewählt.

Willst du das auch? Dann lass uns reden.