Was ist eigentlich das Problem?

Wenn man Organisationen fragt, warum ihr Microsoft-365-Umfeld nicht so funktioniert, wie sie es sich wünschen, bekommt man meist dieselbe Antwort: «Zu viele Teams, zu viele SharePoint-Sites, zu viele Dateien, zu wenig Überblick.» Und gleich danach: «Niemand weiss, was wohin gehört. Und wer was darf.»

Was dahintersteht, ist selten technisches Versagen – sondern strukturelle Unsicherheit. Es fehlt an Regeln, Rollen, Prozessen. Also an Governance.

Der Begriff klingt nach Bürokratie. Nach starren Vorgaben, Dokumentationen, Regeln, die niemand liest. Doch in Wirklichkeit geht es bei Governance nicht um Kontrolle. Es geht um Klarheit. Um Orientierung. Und am Ende: um Vertrauen. Denn nur wenn Menschen wissen, was sie tun dürfen, können sie verantwortungsvoll handeln.

Warum M365 Governance so oft scheitert

Viele Unternehmen beginnen Governance mit einer PowerPoint. Es werden Prozesse beschrieben, Begriffe definiert, Entscheidungsbäume gezeichnet. Vielleicht gibt es ein Tool, das Teams automatisch provisioniert. Oder ein Genehmigungs-Workflow für neue Sites.

Das Problem: Diese Massnahmen setzen oft zu spät an – bei der Kontrolle des Chaos. Governance aber beginnt nicht beim Genehmigungsprozess, sondern bei der Frage: Wie wollen wir zusammenarbeiten?

Ohne diese Grundhaltung bleibt jedes Governance-Vorhaben technokratisch. Es behandelt Symptome, nicht Ursachen. Und führt dazu, dass Fachbereiche Workarounds suchen – oder Tools einfach meiden.

Struktur schafft Vertrauen

Menschen arbeiten gerne in Systemen, die verständlich sind. Wenn klar ist, wo Inhalte liegen. Wer was darf. Was verbindlich ist – und was nicht. Das hat nichts mit Kontrolle zu tun, sondern mit Respekt gegenüber der Zeit und Aufmerksamkeit aller Beteiligten.

Eine klare Struktur bedeutet, dass sich Teamsites ähneln. Dass Navigationspunkte konsistent sind. Dass Berechtigungen nachvollziehbar gesetzt werden. Dass Inhalte wiederauffindbar sind. Und dass neue Mitarbeitende nicht erst drei Monate brauchen, um sich zurechtzufinden.

Gute Governance beginnt also nicht mit Regeln – sondern mit gutem Design. Mit sauber definierten Templates. Mit verständlicher Sprache. Mit Navigationsprinzipien, die logisch sind. Und mit Prozessen, die nicht einfach existieren, sondern gelebt werden.

viuMi: Governance eingebaut

Mit viuMi denken wir Governance nicht als Nachkontrolle, sondern als Gestaltungsprinzip. Wir bauen Strukturen, die wiederverwendbar sind. Prozesse, die verständlich sind. Komponenten, die klar definiert sind. Und vor allem: ein System, das Menschen befähigt.

Das bedeutet: Site-Templates, die mitgedacht sind. Rollenmodelle, die Spielräume schaffen. Naming-Konventionen, die wirklich helfen. Und ein durchdachtes Onboarding, das nicht mit Technik beginnt, sondern mit Haltung.

Unsere Lösungen zeigen: Governance kann leichtfüssig sein. Wenn man sie nicht als Regelwerk versteht – sondern als Einladung, gemeinsam Verantwortung zu übernehmen.

Vertrauen entsteht nicht durch Kontrolle – sondern durch Klarheit

Die beste Governance ist die, die man nicht merkt. Weil sie wirkt. Weil sie Sicherheit gibt. Weil sie Freiraum schafft, ohne Beliebigkeit zuzulassen.

Wenn dein M365-System ausufert, wenn deine Teamsites aus dem Ruder laufen, wenn Berechtigungen zum Dauerproblem werden – dann ist es Zeit für einen Neuanfang. Nicht mit mehr Regeln, sondern mit mehr Struktur. Nicht mit mehr Einschränkungen, sondern mit mehr Klarheit.

Mit viuMi zeigen wir dir, wie Governance zum integralen Bestandteil deiner digitalen Arbeitswelt wird – nicht als Last, sondern als Basis für echte Zusammenarbeit.