Die grösste Schwäche guter Intranets

Viele Intranets sehen gut aus. Sie sind technisch sauber umgesetzt, haben eine Startseite mit Kacheln, News, Suchfeld, Navigation – und manchmal sogar ein Dashboard mit Quicklinks. Doch trotz aller Mühe hört man in Unternehmen immer wieder denselben Satz: «Ich finde nichts.»

Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch teuer. Denn wenn Menschen Zeit damit verbringen, nach Informationen zu suchen, die sie eigentlich sofort bräuchten, sinkt die Produktivität. Noch schlimmer: Sie verlieren das Vertrauen ins System. Irgendwann wird das Intranet ignoriert – nicht, weil es schlecht gebaut ist, sondern weil es nicht das liefert, was die Nutzer:innen erwarten.

Finden ist nicht Suchen

Hier liegt der zentrale Denkfehler vieler Intranet-Projekte: Sie fokussieren sich auf Struktur, Design und Technik – aber nicht auf das Auffinden. Und Auffinden ist nicht gleich Suchen.

Suchen heisst: Du weisst, was du brauchst, und gibst es ein. Finden heisst: Du landest dort, wo du hinwillst, auch wenn du noch nicht genau weisst, was du brauchst. Oder wie es heisst. Oder wo es liegen sollte.

Ein gutes Intranet führt dich. Es macht dir den Weg leicht. Es reagiert auf deine Absicht, nicht nur auf dein Keyword. Das klingt einfach – ist aber anspruchsvoll. Denn dazu braucht es nicht nur eine gute Suchfunktion, sondern ein durchdachtes Zusammenspiel von Sprache, Struktur, Kontext und Inhalt.

Das eigentliche Problem: Die Systemlogik

Viele Intranets sind aus der Perspektive der Organisation gebaut. Das HR hat eine Seite, das Marketing auch, das IT-Support-Formular liegt irgendwo in einer Unterseite der Services. Und der Absenzenantrag? Der heisst „HR_Absenzmeldung_v4_final_neu“.

Für die Nutzer:innen ist das verwirrend. Sie kennen die internen Abkürzungen nicht. Sie denken nicht in Abteilungen, sondern in Situationen. Sie wollen nicht „Wissensmanagement“ aufrufen, sondern „nachschauen, wie man Dienstreisen bucht“. Sie wollen nicht „Teamseiten durchstöbern“, sondern „den Kontakt von Monika Müller finden“.

Genau hier scheitern viele Intranets – sie sind systemisch logisch, aber menschlich unlogisch. Und damit nutzlos.

Die Lösung: Nutzerlogik statt Seitenstruktur

Ein funktionierendes Intranet stellt nicht die Organisation ins Zentrum, sondern den Menschen. Es denkt mit, verlinkt sinnvoll, erkennt Zusammenhänge. Es stellt verwandte Themen nebeneinander. Es spricht die Sprache der Zielgruppen. Es reagiert auf das, was gesucht wird – nicht auf das, was intern beschlossen wurde.

Das bedeutet: ein flexibles Tagging-System, eine semantisch trainierte Suche, kontextbasierte Links, klare Seitentitel, konsistente Navigation und redaktionelle Intelligenz. Keine Excel-Sitemaps, keine starren Hierarchien, keine Abkürzungen, die nur die IT versteht.

Ein Intranet, das gut funktioniert, denkt wie ein Mensch. Nicht wie ein System.

viuMi: So bauen wir Intranets, die wirken

Mit viuMi entwickeln wir Intranets nicht als Container für Inhalte, sondern als Zugangssysteme für Menschen. Wir starten mit echten Nutzerbedürfnissen, analysieren Suchverhalten, arbeiten mit Zielgruppentests und entwickeln daraus eine Architektur, die sich bewährt – weil sie funktioniert.

Dazu nutzen wir die Möglichkeiten von Microsoft 365: SharePoint Online, Microsoft Search, Viva, Graph API, SPFx-Komponenten. Wir kombinieren das mit klarer Sprache, modernem Designsystem, logischer Navigation und dem Willen, wirklich besser zu werden.

Dabei entstehen keine Monsterprojekte – sondern evolutive Systeme, die sich mit euch weiterentwickeln. Und die von Anfang an das Wichtigste im Blick haben: den Moment, in dem jemand das Richtige findet – ohne zu suchen.

Wenn dein Intranet nicht wirkt, liegt es nicht an den Nutzenden

Oft wird argumentiert, die Leute würden das Intranet einfach „nicht annehmen“. Doch das stimmt nicht. Menschen nutzen, was nützlich ist. Wenn sie nicht klicken, dann weil das System ihnen nichts bringt – oder weil sie es nicht verstehen.

Ein gutes Intranet muss nichts erklären. Es spricht für sich. Es weiss, was du suchst. Und es bringt dich dorthin, ohne dass du dich verlaufen musst.

Mit viuMi machen wir genau das: Wir entwickeln Intranets, die nicht nur gebaut, sondern auch gefunden werden. Von Menschen, die damit arbeiten. Und von Organisationen, die damit wirklich etwas erreichen wollen.